Miten varmistat toimivan, kustannustehokkaan ja nykyaikaisen huoltopalvelun taloyhtiöllesi? Kokosimme vuosikymmenten kokemuksemme vinkeiksi hallituksille huollon kilpailutusta varten. Koska hyvin hoidettu taloyhtiö ei ole sattuman kauppa.
Oikeiden kumppaneiden ja palveluntarjoajien löytäminen on yksi tärkeimmistä hallituksen vastuutehtävistä. Näillä valinnoilla vaikutetaan suoraan sekä asumisviihtyvyyteen että yhtiön pitkän aikavälin kustannuksiin.
A.
Ajantasainen palvelukuvaus ja
dokumentaatio on kaiken perusta
Kilpailutuksen lähtökohta on selkeä ja ajantasaisin palvelukuvaus, johon liitetään mukaan tarvittava dokumentaatio, kuten asemapiirros ja isännöitsijäntodistus. Vanhaa kuvausta ei kannata käyttää koskaan ilman, että tarkastellaan, vastaako se nykytilannetta.
Palvelukuvaus on se dokumentti, johon palveluntuottaja sitoutuu jajonka perusteella asunto-osakeyhtiö voi palvelun laatua arvioida. Siksi palvelukuvauksen on syytä olla selkeä ja riittävän yksityiskohtainen. Muutoinkin asioiden määrittelyssä on syytä olla yksityiskohtainen ja välttää termejä, jotka jättävät tulkinnanvaraa. Esimerkiksi ”roskakatos siivotaan tarvittaessa” ei ole sama kuin ”roskakatos siivotaan kaksi kertaa viikossa arkisin”.
Suositeltavaa on eritellä palvelukuvauksessa kiinteistönhuollon eri osa-alueet, kuten siivous, ulkoalueiden hoito, puutarhapalvelut (huom! se ei ole osa ulkoalueiden hoitoa), tekninen huolto ja LVISAK-työt. Erittelemällä eri osa-alueet varmistat, että palveluntarjoajalla on riveissään kuhunkin osa-alueeseen erikoistuneet ammattilaiset.
Pohjana on hyvä käyttää KiinteistöRYLliä, joka on ainoa yhtenäinen ja yhteinen kuvaus kiinteistöpalveluiden yleisistä laatuvaatimuksista. KiinteistöRYL selkiyttää terminologiaa ja estää väärinkäsityksiä.
B.
Tarjouspyyntö ja tarjousten vertailu
Kattavan ja ajantasaisen palvelukuvauksen päälle on helppo tehdä onnistunut tarjouspyyntö. Selkeä tarjouspyyntö auttaa palveluntarjoajia antamaan realistisia ja vertailukelpoisia tarjouksia – ja hallitusta vertaamaan niitä toisiinsa.
Kerro tarjouspyynnössä, mitä osa-alueita kilpailutus koskee. Kannusta hyvästä materiaalista huolimatta palveluntarjoajia kertomaan, mikäli jokin kohta vaatii tarkennusta.
Vertailtaessa tarjouksia analysoi hintaeroja: pyydä merkittävästi poikkeaviin hintoihin selvitystä, sillä usein hyvin alhainen tai korkea hinta indikoi, että palvelukuvausta on tulkittu eri tavoin.
Varmistu siitä, että valituksi tulevalla toimijalla on ammattitaitoiset resurssit selvitäkseen arjen haasteista. Joskus nimittäin vuotava patterin venttiili on vaihdettava samalla hetkellä, kun porrashuoneet siivotaan ja lunta pyryttää ulkona kolmatta päivää. On myös hyvä selvittää, miten päivystys on hoidettu ja kuka siitä vastaa.
C.
Haastattele ja neuvottele
Kilpailutus ei ole pelkkää paperityötä. Palvelukuvakseen vastaaminen ei vielä yksin osoita toimintamalleja, vaan henkilökohtaisissa tapaamisissa voidaan varmistaa, että yhteistyö toimii myös käytännössä.
Suosittelemme tapaamaan palveluntuottajia ja neuvottelemaan kasvotusten.
Hyviä kysymyksiä ovat esimerkiksi yhteydenpidon hoitaminen yhtiön ja huollon välillä, käytössä olevat järjestelmät ja raportointimallit sekä esimerkiksi reklamaatioiden käsittely.
Mikäli asian ympärillä herää kysymyksiä, me Kiinteistöässällä vastaamme mielellämme!
